KI im Berufsalltag: Welche Daten nicht in KI-Tools gehören, die Hinweise von BACS und EDÖB

Eine E-Mail schreiben, einen Text übersetzen, eine Tabelle zusammenfassen: Für viele Menschen in der Schweiz gehören KI-Tools inzwischen zum Arbeitsalltag, auch in Tessiner KMU. Am 16. Oktober 2026 hat das Bundesamt für Cybersicherheit (BACS) in Zusammenarbeit mit dem Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) eine Seite mit Fragen und Antworten zu KI im Berufsalltag veröffentlicht, mit konkreten Empfehlungen.

Die zentrale Botschaft betrifft nicht die Technik, sondern die Gewohnheiten: was in einen Prompt kopiert wird und was mit diesen Daten geschieht.

Was Oversharing bedeutet

Das BACS bezeichnet als «Oversharing» die unbedachte Preisgabe von Informationen, oft in guter Absicht und um Zeit zu sparen, ohne sich der Folgen für den Datenschutz bewusst zu sein. Es genügt, den vollständigen Text einer E-Mail in einen Prompt zu kopieren, damit die darin enthaltenen Personendaten im KI-Tool landen.

Im beruflichen Umfeld geht es nicht nur um die eigenen Daten. Oft sind Daten von Kundinnen und Kunden, Patientinnen und Patienten oder Mitarbeitenden betroffen, ebenso Geschäftsgeheimnisse, die das Unternehmen nie verlassen sollten. Gesundheitsdaten, Personaldossiers oder Codezeilen mit Zugangsdaten zu einer Datenbank mit Personendaten gelten in der Regel als besonders schützenswerte Personendaten im Sinne des Datenschutzgesetzes (DSG), für die strengere Anforderungen gelten.

Das weniger sichtbare Risiko: das Training

Laut BACS besteht das grösste und am wenigsten wahrgenommene Risiko darin, dass viele KI-Tools die eingegebenen Daten zum Training künftiger Modelle verwenden können, sofern dies nicht vertraglich ausgeschlossen ist. Einmal eingegeben, lassen sich Informationen nicht mehr zurückholen und können im schlimmsten Fall in Antworten an andere Nutzende einfliessen.

Es gibt auch ein Risiko in umgekehrter Richtung. Texte, Fotos, Audio- und Videoaufnahmen auf der Website und in den sozialen Medien eines Unternehmens können gesammelt und von Betrügern ausgenutzt werden, etwa für sehr persönliche E-Mails, nachgeahmte Stimmen und Deepfakes beim sogenannten CEO-Betrug.

Das Gesetz gilt bereits

Bereits 2023 hat der EDÖB darauf hingewiesen, dass das geltende DSG direkt auf KI anwendbar ist: Es ist technologieneutral formuliert und gilt sowohl für das Training von Modellen als auch für die Eingabe eines Prompts. Für ein Unternehmen besteht das konkrete Risiko darin, die Grundsätze von Artikel 6 DSG zu verletzen, also Zweckbindung, Verhältnismässigkeit und Transparenz. Mögliche Folgen sind eine Meldung an den EDÖB, ein Reputationsschaden und bei vorsätzlicher Verletzung bestimmter Pflichten strafrechtliche Sanktionen.

Der EDÖB betont zudem das im DSG vorgesehene Recht, eine automatisierte Einzelentscheidung von einer Person überprüfen zu lassen, etwa bei der Vorauswahl von Bewerbungen. Auf gesetzgeberischer Ebene hat der Bundesrat das Eidgenössische Justiz- und Polizeidepartement beauftragt, eine Vorlage zur Regulierung von KI auszuarbeiten und die KI-Konvention des Europarats umzusetzen; die Vernehmlassung wird für Januar 2027 erwartet, mit einem sektorbezogenen und risikobasierten Ansatz. Weitere Informationen bietet die EDÖB-Seite KI und Datenschutz.

Die vier Empfehlungen des BACS

• KI-generierte Inhalte kritisch prüfen.
• Vor jeder Eingabe prüfen, ob personenbezogene oder sensible Daten enthalten sind, etwa Personalien, Kundendaten oder Geschäftsgeheimnisse, und diese gegebenenfalls anonymisieren.
• Wenn möglich die Business- oder Enterprise-Version der vom Unternehmen bereitgestellten Tools nutzen statt privater Konten.
• Wissen, wann Daten für das Training verwendet werden und wann nicht, und vorhandene Opt-out-Möglichkeiten nutzen.

Was ein KMU festlegen sollte

Laut BACS sollten Unternehmen klare interne Richtlinien festlegen und ihre Mitarbeitenden schulen. Für ein KMU heisst das konkret:

• Eine Liste der zugelassenen Tools, mit den zu verwendenden Firmenkonten, und keine privaten Konten für Arbeitsdaten.
• Eine Liste der Daten, die nie eingegeben werden: Gesundheitsdaten, Personaldossiers, identifizierbare Kundendaten, vertrauliche Verträge, Passwörter, API-Schlüssel und Zugangsdaten.
• Geprüfte Verträge: Enterprise-Lösungen bevorzugen, bei denen der Ausschluss der Daten vom Training vertraglich garantiert ist, und prüfen, wo die Daten bearbeitet werden.
• Technische Massnahmen wo nötig, etwa die vom BACS genannten Tools zur Verhinderung von Datenabfluss (Data Loss Prevention).
• Eine menschliche Prüfung der Ergebnisse vor der Verwendung, besonders bei Texten für Kundinnen und Kunden und bei Entscheidungen über Personen.
• Vorsicht bei Veröffentlichungen auf Website und sozialen Medien: Stimmen, Gesichter und Organigramme erleichtern gezielten Betrug.

Diese Regeln gehören zum grösseren Rahmen der organisatorischen Sicherheit, der Schwachstelle, die die Studie «KMU-Cybersicherheit 2026» aufgezeigt hat, und gehen Hand in Hand mit sicheren Anmeldungen für die Firmenkonten der KI-Tools. Bei den Kompetenzen wächst die Nachfrage nach KI-Profilen in Schweizer KMU stark, wie die fast 5000 KI-Stelleninserate in der Schweiz zeigen; zu den technischen Trends siehe auch KI in den nächsten zwei Jahren.

Im Tessin: ein Abend zur KI-Governance

Wer das Thema vor Ort vertiefen möchte: Die Fondazione AGIRE und die Weiterbildung von SUPSI-DTI bieten eine Reihe von drei Abenden zum bewussten Einsatz von KI im Unternehmen (auf Italienisch) für Tessiner KMU an. Das letzte Treffen am 17. November 2026 widmet sich Daten, Verantwortlichkeiten, Regeln und Governance von KI. Laut den Veranstaltern ist die Teilnahme nach vorheriger Anmeldung kostenlos, mit höchstens 30 Teilnehmenden pro Abend.

Wie ElaraTeq Sagl helfen kann

ElaraTeq Sagl unterstützt KMU bei der Wahl der Tools, beim Verfassen einfacher interner Regeln zum KI-Einsatz und bei der Integration von KI in Websites, CRM und ERP, ohne Daten offenzulegen, die im Unternehmen bleiben müssen, wo nötig mit Hosting in der Schweiz. Mehr zur Beratung oder über die Seite Kontakt.

Quellen

• BACS, «KI im Berufsalltag: Chancen nutzen, Daten schützen», 16. Oktober 2026: bacs.admin.ch
• EDÖB, «Geltendes DSG ist auf KI anwendbar», 9. November 2023: edoeb.admin.ch
• EDÖB, «KI und Datenschutz»: edoeb.admin.ch
• Fondazione AGIRE, «Tre serate sull'utilizzo consapevole dell'AI in azienda, in collaborazione con SUPSI DTI», 18. September 2026 (Italienisch): agire.ch